どーも、かまかまです。
近頃、コロナウィルスの影響でZoomを使う機会が増えてきました。
つい最近Zoomにプログラムの脆弱性が見つかり心配しましたが、すぐに修正されたみたいです。
そして先日はZoomを使った勉強会の主催者側も経験しました。
今回はその反省も踏まえてZoomを使った勉強会のやり方を考えていきます。
私はどちらかといえばITに詳しいほうではありませんが、そんな人でもZoomを使っていろいろできますよという話です。

ミーティングルームを設定しよう

勉強会を行なう前に主催者がミーティングルームを設定します。
ここで注意したいのはZoomはアプリとHPがあるということです。
アプリからは簡単に入ることができますが、あくまで簡易版の印象があります。そのためミーティングルームの設定も細かなところまでは設定しきれません。
一方HPでは個人のアカウントで入り、細かな設定が可能となります。チャットの設定や画面の共有、ミーティングの詳細などを設定します。大人数で行うときはこのミーティングの詳細においてブレイクアウトルームを設定しておくと、開始後に少人数のグループに分けてディスカッションを行うことができます。
また、無料版で行う場合は時間が40分に制限されますので、「参加者はホスト到着前にミーティングに参加することができます」はOFFにしておかないと、参加者が早く来てしまった場合そこから40分がカウントされてしまいます。
ただ、開始時間は実際に勉強会が始まる10～15分前に設定しておく方が無難です。今回、開始時間を勉強会の開始時間と同じにしたのですが、接続の確認やマイク・スピーカーの確認などに時間を取られてしまいました。できれば10～15分前に入室してもらって接続の確認を行う方がいいでしょう。

勉強会を始めよう

さて、マイクやスピーカーの確認が終わったら勉強会をスタートしましょう。
今回、開催して気づいた課題は３つです。

ホストとファシリテータは分ける

ミーテイングルームを設定したホストと司会進行を行うファシリテータが同じだと大変忙しいです。ホストは入室の承認やいなくなった人がいないかをチェックする必要があり、それをしながら司会進行を行なうのは人数が多いと困難を極めます。
ファシリテータは司会進行役に徹し、その他のこまごまとした雑務はホストが裏方として行うことが望ましいです。

共有資料はよくばらない

今回、共有資料として問題そのものと参加者の解答を資料として共有画面で共有していたのですが、切り替えが大変です。
共有画面の切り替えは地味に手間がかかりますので、勉強会をするなら問題文は参加者に前もって用意するようにアナウンスしておき、解答だけを共有画面にUPする方が操作性が上がります。

チャットを活用する

ミュート時やマイクの調子が悪い時などにはチャットを活用することが有効です。
ただし、ファシリテータがチャットまでチェックしながらフォローするのは難しいので、チャットのフォロー担当を置くかホスト役がチャットをフォローするのがいいです。

その他

その他、気が付いたことをいくつかあげておきます。

連絡用の回線を確保しておく

結構直前になって、参加者がZoomに入れませんだとかURLがわからないとか参加者が言い出す可能性があるので、連絡用にメッセンジャーなりメールなりで連絡できる手段を確保しておくと便利です。

主催者側だけの連絡回線を確保しておく

参加者に聞かれたくないことや緊急事態用に主催者側だけの連絡回線があると便利です。Zoom自体をPCで行っておいて、スマホやiPadを主催者側の連絡回線用に確保しておくとよいでしょう。

出来ればビデオはオンが望ましい

主催者側の意見としてはビデオはオンにしてもらえるとありがたいです。ビデオがオフだと参加者の反応がわからないので、上手く伝わっているのかどうかが分かりません。
せっかく顔を見ることのできるオンラインツールなので、みんなで顔を見合わせて楽しくやりましょう。

勉強会だけでなく、他にもZoomを使ってのオンライン飲み会などいろいろやってみるのも楽しいですよ。

今日の「愛され妻」

少し活動したせいか疲れてしまって、土日は寝込んでいました。
夫は自分の勉強で忙しいにもかかわらず、ご飯作ったり洗濯したりと家事を片付けてくれました。
（ランニングついでにブログ用の写真も撮ってきてくれました。）
おかげで元気になってきたので草引きでもしようかな～と思います（思うだけ…？）。

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